DMS – Sustav za upravljanje dokumentima
Sustav za upravljanje dokumentima (eng. Document Management System) ili DMS, je računalni sustav za digitalno pohranjivanje dokumenata, bilo skeniranih ili kreiranih na računalu. Svrha mu je da informacije kreiramo, dijelimo, organiziramo i pohranjujemo na siguran i efikasan način.
Pohrana dokumenata na organiziran i siguran način, ali da se istovremeno mogu brzo i jednostavno pronaći, u fokusu je implementacije DMS sustava.
U odnosu na klasični način pohrane u file system, DMS ima nekoliko bitnih prednosti. Prvo je pretraživanje, koje je neusporedivo efikasnije kod DMS-a. U file systemu moramo točno znati gdje je nešto pohranjeno, dok je kod DMS-a dovoljno znati barem jedan od meta podataka (informacije koje opisuju dokument), da bi ga mogli pronaći. Drugo je sigurnost podataka. U file systemu osoba koja ima pravo mijenjanja dokumenta može ga i obrisati ili premjestiti, što se zna nerijetko dogoditi. Kod DMS-a postoje posebna pravila za čitanje, editiranje i brisanje. Tu je zatim i verzioniranje, odnosno pohrana starih verzija dokumenta, točna evidencija o pristupu dokumentima, tko je otvarao, mijenjao ili obrisao dokument, itd.
Fidelis poslovno rješenje
U Fidelis poslovnom rješenju, DMS čini jedan od tri važna segmenta. Svaki original police, original računa, dokumente o šteti, itd., moguće je povezati sa bilo kojim zapisom – partnerom, policom, štetom, predmetom ili računom. Na taj način možemo brzo i jednostavno dohvatiti sve dokumente vezane uz određeni entitet.
Plug In-ovi za Microsoft Office aplikacije, Word, Excel i Outlook olakšavaju nam spremanje dokumenta, e-maila ili privitka direktno iz aplikacije u kojoj radimo. Word dokument možemo automatski prebaciti u pdf, te pohraniti u Fidelis i povezati sa odgovarajućim zapisom.
Osnovni moduli
- Pohrana svih dokumenata (Word, Excel, PDF, msg, jpeg, itd..) u relacijsku bazu podataka Lakše i brže pretraživanje
- Pretraživanje dokumenata po meta podacima (tip, grupa, datum, partner, polica, šteta, itd.)
- Verzioniranje pohrana starih verzija dokumenata i praćenje povijesti izmjena
- Povezivanje sa partnerima, policama, štetama, projektima…
- Dodaci (Plugins) za Word i Excel spremanje dokumenta u bazu direktno iz MS Office aplikacije
- Kreiranje dokumenata pomoću predložaka (template system)
- Skeniranje dokumenata direktno iz aplikacije
- Kreiranje i slanje cirkularnih pisama (mail merge)
Sustav za upravljanje dokumentima (eng. Document Management System) ili DMS, je računalni sustav za digitalno pohranjivanje dokumenata, bilo skeniranih ili kreiranih na računalu. Svrha mu je da informacije kreiramo, dijelimo, organiziramo i pohranjujemo na siguran i efikasan način.
Pohrana dokumenata na organiziran i siguran način, ali da se istovremeno mogu brzo i jednostavno pronaći, u fokusu je implementacije DMS sustava.
U odnosu na klasični način pohrane u file system, DMS ima nekoliko bitnih prednosti. Prvo je pretraživanje, koje je neusporedivo efikasnije kod DMS-a. U file systemu moramo točno znati gdje je nešto pohranjeno, dok je kod DMS-a dovoljno znati barem jedan od meta podataka (informacije koje opisuju dokument), da bi ga mogli pronaći. Drugo je sigurnost podataka. U file systemu osoba koja ima pravo mijenjanja dokumenta može ga i obrisati ili premjestiti, što se zna nerijetko dogoditi. Kod DMS-a postoje posebna pravila za čitanje, editiranje i brisanje. Tu je zatim i verzioniranje, odnosno pohrana starih verzija dokumenta, točna evidencija o pristupu dokumentima, tko je otvarao, mijenjao ili obrisao dokument, itd.
Fidelis poslovno rješenje
U Fidelis poslovnom rješenju, DMS čini jedan od tri važna segmenta. Svaki original police, original računa, dokumente o šteti, itd., moguće je povezati sa bilo kojim zapisom – partnerom, policom, štetom, predmetom ili računom. Na taj način možemo brzo i jednostavno dohvatiti sve dokumente vezane uz određeni entitet.
Plug In-ovi za Microsoft Office aplikacije, Word, Excel i Outlook olakšavaju nam spremanje dokumenta, e-maila ili privitka direktno iz aplikacije u kojoj radimo. Word dokument možemo automatski prebaciti u pdf, te pohraniti u Fidelis i povezati sa odgovarajućim zapisom.
Osnovni moduli
- Pohrana svih dokumenata (Word, Excel, PDF, msg, jpeg, itd..) u relacijsku bazu podataka Lakše i brže pretraživanje
- Pretraživanje dokumenata po meta podacima (tip, grupa, datum, partner, polica, šteta, itd.)
- Verzioniranje pohrana starih verzija dokumenata i praćenje povijesti izmjena
- Povezivanje sa partnerima, policama, štetama, projektima…
- Dodaci (Plugins) za Word i Excel spremanje dokumenta u bazu direktno iz MS Office aplikacije
- Kreiranje dokumenata pomoću predložaka (template system)
- Skeniranje dokumenata direktno iz aplikacije
- Kreiranje i slanje cirkularnih pisama (mail merge)